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O conceito de preservação no universo digital, segundo CONWAY (2001), tem assumido três significados: possibilitar o uso de documentos, proteger o item original copiado e manter os objetos digitais. Para o autor, este último significado é resultado da escolha da forma de armazenamento, da expectativa de vida dos sistemas de formação de imagens digitais e também da preocupação em garantir o acesso ao documento – que se traduz pelo planejamento e ação relacionados:
A respeito da teoria arquivística, a finalidade funcional dos documentos é evidenciada em:
A indisponibilidade de informações indispensáveis ao arquivista; a necessidade de conhecer importantes elementos contextuais; e a de recorrer aos bancos de dados então existentes - fazem parte da argumentação que levou David Bearman a condenar
De acordo com o glossário de espécies documentais elaborado por Heloísa Liberalli Bellotto, o instrumento pelo qual se faz determinada solicitação à autoridade pública, sem ter a certeza quanto ao seu fundamento legal, é
Ao discorrer sobre o processo de avaliação, Schellenberg refere-se ao grau de concentração das informações nos documentos de arquivo. Quando, segundo o autor, muitos fatos são apresentados sobre variadas matérias - pessoas, coisas e fenômenos - temos a chamada informação