Deve ser encaminhado um ofício com todas as informações necessárias ao Superior Imediato, para as providências cabíveis.

O documento deverá conter data, tipo e número de expediente, seguido da sigla do órgão que o expede.

O fecho deverá conter a fórmula Atenciosamente.

O endereçamento correto deverá ser: A Sua Senhoria Senhor Fulano de Tal, seguido do cargo e do endereço.

Como os pronomes de tratamento obrigatórios nesse tipo de correspondência são os de 2º pessoa, os verbos também deverão estar na 2º pessoa do plural, como manifestação de respeito.