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De acordo com os arquivistas canadenses, o diagnóstico da situação arquivística ou levantamento das necessidades, precede a implementação do programa de gestão de documentos.
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A elaboração dos instrumentos de gestão de documentos prescinde de informações acerca do marco regulatório da organização.
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O plano de classificação, a tabela de temporalidade, o manual de gestão arquivística e o dicionário de termos controlados são instrumentos obrigatórios em um programa de gestão de documentos.
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Para descrever o fundo de arquivo de pessoa jurídica, é necessário incluir um campo para a história administrativa do sujeito acumulador.
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A principal diferença entre a norma internacional e a brasileira de descrição arquivística é a forma de agrupamento dos documentos: a brasileira adota o método decimal, a internacional, o método bloco-numérico.
