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Relativamente ao formato do aviso, do ofício e do memorando, será suficiente a inclusão das seguintes partes: tipo e número do expediente (seguido da sigla do órgão que o expediu), assunto, texto, fecho e identificação do signatário da correspondência oficial emitida, logo abaixo da assinatura.
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O requerimento difere do aviso porque, naquele, situações ou fatos comunicados constam em arquivos da administração pública e podem ser requeridos por qualquer cidadão.
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O fecho é dispensável na redação da mensagem e do aviso, já que esses documentos deverão ser elaborados em papel timbrado do órgão ou da entidade que o expede, o que certifica a validade desses como correspondências oficiais.
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As características da redação oficial referentes a uniformidade, formalidade, impessoalidade, clareza, concisão e uso do padrão culto de linguagem decorrem do mandamento constitucional segundo o qual a administração pública obedecerá aos princípios de impessoalidade, publicidade e eficiência, entre outros.
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A clareza de um expediente oficial está intrinsecamente relacionada à formalidade e à padronização, que permitem a imprescindível uniformidade do texto; à concisão, que elimina os excessos linguísticos que nada lhe acrescentam; à impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações; ao emprego do padrão culto de linguagem, que deve ser de entendimento geral, de forma a se evitar o uso de vocábulos de circulação restrita.
