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Médias e desvios-padrão calculados a partir de respostas numéricas de indivíduos a itens de avaliação de necessidades de treinamento são sempre medidas adequadas para estimar necessidades de treinamento no nível de equipes de trabalho.
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Além de identificar quem necessita de treinamento, por meio do perfil do público-alvo ou da clientela, e em quais habilidades e competências, empregando a descrição de competências e de seus componentes: conhecimentos, habilidades e atitudes, é preciso identificar previamente as condições necessárias para que os efeitos desejados sejam obtidos após os treinamentos.
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Nem todos os hiatos de competência representam necessidade de treinamento. Muitos deles são resultantes da falta de suporte da organização ou restrições circunstanciais que dificultam o desempenho e a aprendizagem no trabalho.
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Necessidades de treinamento podem decorrer de múltiplos fatores, entre os quais estão as mudanças provocadas por fatores externos, tais como mudanças tecnológicas, nova legislação, comportamento dos parceiros e constituintes externos, entre outros, e internos, como processos, estruturas, tecnologias, à organização.
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A metodologia de análise de necessidades de treinamento, denominada análise do papel ocupacional, compreende a aplicação de um questionário de avaliação da importância e o domínio de habilidades de um determinado cargo ou ocupação. Nessa abordagem, uma necessidade de treinamento é considerada alta quando as pontuações de domínio e importância para determinada habilidade forem baixas, independentemente da importância dessa habilidade para o exercício da função.