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Parte dos documentos classificados, de acordo com a tabela de temporalidade, como de valor histórico pode ser eliminada após processo de amostragem, por meio do qual se elege um subconjunto representativo desses documentos.
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Dada sua complexidade, o processo de avaliação pode ser orientado por critérios temáticos, que sintetizam as funções que originaram os documentos.
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Embora o objetivo da avaliação de documentos seja, prioritariamente, a preservação da memória da instituição, essa função prevê a seleção de documentos a partir dos seus valores primários e secundários
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Um dos instrumentos da avaliação, processo de análise de documentos arquivísticos, é a tabela de temporalidade, por meio da qual se estabelecem os prazos de guarda e a destinação dos documentos bem como orientações acerca da migração de suportes.
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Alguns autores recomendam o estabelecimento de um prazo precaucional de retenção dos documentos antes de sua destinação final, aplicável aos arquivos permanentes.