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O ponto de partida de toda ação arquivística em uma organização, inclusive para a elaboração dos instrumentos de gestão arquivística, é o diagnóstico da situação dos arquivos.

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Os documentos do arquivo permanente têm valor probatório e(ou) informativo.

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A primeira ação a ser tomada pelo setor de protocolo, ao receber um documento, é distribuí-lo.

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A transferência dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediários justifica-se pela diminuição do valor primário dos documentos.

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A função de prova do documento de arquivo evidencia-se não só pelo fato de o documento poder ser levado a juízo para comprovar determinada informação, mas, também, pela capacidade desse material de testemunhar as atividades que lhe deram origem.