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O apoio integral à implantação de um programa de gestão de documentos, com a alocação de recursos humanos, materiais e financeiros e a promoção do envolvimento de todos nesse programa é uma responsabilidade dos profissionais de arquivo do órgão público ou da empresa privada.
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A implantação de uma política de gestão de documentos em um órgão público tem por objetivo a produção, a manutenção e a preservação de documentos confiáveis, autênticos, acessíveis e compreensíveis.
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A elaboração padronizada de tipos/séries documentais, a implantação de sistemas de organização da informação e a aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos são atividades da fase de produção de documentos.
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A fase de utilização e manutenção dos documentos de um programa de gestão de documentos inclui uma das atividades mais complexas dessa gestão: a avaliação.
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A distinção entre documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o emprego desses documentos.