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Os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais assim como a gestão desses arquivos e o acesso aos documentos neles mantidos devem ser estabelecidos por legislação federal.
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De acordo com o princípio da proveniência, que decorre do direito à propriedade, os documentos de um arquivo ocupam lugares determinados, devendo-se respeitar essa ordem de acondicionamento, ou, caso ela tenha sido alterada por qualquer razão, restabelecê-la.
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Em caso de divisão territorial de um estado, a destinação dos arquivos públicos nele acumulados deve ser decidida de acordo com o princípio do respeito à ordem original
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Uma das características dos documentos de arquivo é sua naturalidade, ou seja, o fato de não serem coletados artificialmente, mas acumulados naturalmente em razão dos objetivos da organização.
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A organicidade dos arquivos está vinculada à autenticidade dos documentos.