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A espécie documental, que é a base para o estabelecimento de uma tipologia documental, é representada pelos gêneros documentais.
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A identificação do valor primário nos documentos implica a necessidade de mantê-los permanentemente.
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A avaliação tem como finalidade a preservação dos documentos considerados de valor histórico e permanente.
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A prescrição das ações, encontradas com base na legislação em geral, contribui para a determinação do prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária.
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A fundamentação teórica da avaliação de documentos de arquivo pode ser encontrada no princípio da ordem original ou princípio da estrutura interna dos fundos.