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A implantação de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos torna desnecessária a manutenção das atividades típicas de um protocolo.
Os arquivos semiativos ou intermediários, de acordo com a proposta do arquivista italiano Elio Lodolini, podem ser divididos em duas fases, conforme o nível de possibilidade de uso que os documentos apresentam.
Os documentos que formam os arquivos correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os setores de trabalho de uma organização e são caracterizados pela possibilidade de terem valor administrativo, técnico ou legal.
A preparação de instrumentos de gestão arquivística, como o plano de classificação e a tabela de temporalidade, é um dos objetivos do diagnóstico da situação arquivística do tipo minimalista.
O diagnóstico da situação arquivística do tipo minimalista permite a reunião de informações necessárias à formulação de uma política arquivística em nível municipal, estadual ou nacional.