É o instrumento utilizado para avaliar todo e qualquer documento de arquivo já classificado. Entende-se por “documento classificado” o documento que passou por uma sequência de operações técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo relacionando-os ao órgão produtor, à função, à subfunção e à atividade responsável por sua produção ou acumulação.

Por meio da Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo, é possível, entre outras análises, saber quanto tempo o documento deve permanecer em sua unidade administrativa ou legislativa ao cessar seu trâmite, quanto tempo este ficará no arquivo intermediário aguardando prazo precaucional e/ou prescricional, e se ele será eliminado ou guardado permanentemente.

A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo é estruturada com base no Plano de Classificação de Documentos de Arquivo, esse elaborado com o método de classificação funcional, em que os tipos e séries documentais ficam relacionados à área, à função, à subfunção e à atividade que originaram sua produção ou acumulação.

Assim, a primeira parte da Tabela de Temporalidade está organizada de acordo com a classificação, ou seja, o primeiro campo da primeira parte refere-se aos tipos documentais (ou séries documentais); o segundo, ainda da primeira parte, às subfunções; o terceiro às atividades; e o quarto às funções.

É correto o uso de barbantes ou elásticos para prender os documentos ou as embalagens onde esses estão acondicionados.

Utilizar sempre pastas com prendedores e hastes de metal. Fixadores de plástico ressecam e não prendem bem o documento.

Dar preferência ao uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Clipes maiores de metal que prendam um maior número de documentos são os mais recomendáveis.

Excepcionalizar o uso de furadores nos documentos correntes. Furar corretamente, dobrando a folha delicadamente ao meio, de forma a coincidir o centro da folha com a marca do furador.

Processamento.

Classificação.

Descrição.

Diagnóstico.

A função avaliação arquivística visa, essencialmente, à composição de um patrimônio documental.

Seu mérito está no fato de permitir preparar material documental necessário para a pesquisa histórica.

A avaliação é um processo de determinação de valor assegurado pelo arquivista. Este processo deve ser informal, temporário e mutável.

Como conceito central relativo à função avaliação, o valor dos documentos deve ser claramente definido, justificável e, sobretudo, contemporâneo à época ou ao período de sua criação.

Processamento.

Expedição.

Protocolo.

Arquivamento.