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Toda correspondência oficial expedida deve conter, para sua identificação em sistema próprio, a espécie do documento e o órgão emissor, seguido da sigla da unidade, do número de ordem, do destinatário, do assunto e da data da emissão.
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A expedição dos documentos é de responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxílio do arquivo intermediário para a realização dessa atividade.
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As correspondências particulares não são registradas nos setores de protocolo, apenas são distribuídas aos destinatários.
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A expedição de documentos é uma atividade típica do setor de arquivos intermediários, que se responsabiliza pela saída dos documentos após o encerramento de seu trâmite interno.
Os ofícios expedidos por ministros de Estado para autoridades de idêntica hierarquia recebem o nome de