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O caráter impessoal das comunicações oficiais decorre da ausência de impressões individuais de quem comunica, da impessoalidade conferida ao destinatário da comunicação e do tratamento impessoal a ser dado aos assuntos tratados nas comunicações.
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Recomenda-se o emprego da expressão Cordialmente como fecho para correspondências oficiais entre autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.
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O vocativo Senhor deve ser usado nas comunicações oficiais dirigidas aos cargos de senador, juiz, ministro e governador, da seguinte forma: Senhor Senador, Senhor Juiz, Senhor Ministro, Senhor Governador.
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Nas comunicações dirigidas a prefeitos municipais, deve-se empregar a forma de tratamento Vossa Senhoria.
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O ofício, o memorando, o aviso e a exposição de motivos são expedientes que seguem a estrutura do padrão ofício, embora tenham finalidades distintas.