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A adequação da linguagem dos atos e comunicações oficiais é um fator importante. Em razão desse aspecto, devem-se respeitar as características regionais e publicarem-se os atos oficiais de modo diferenciado para cada região.
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A redação oficial tem por finalidade pautar a maneira pela qual os órgãos públicos e as empresas privadas redigem atos normativos e comunicações, sendo caracterizada por uma linguagem impessoal, calcada no uso formal da língua.
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O ofício, o aviso e o memorando seguem, com relação à forma, o que se denomina padrão ofício; uma característica que os diferencia é a finalidade.
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No memorando, no aviso e no ofício, a presença do vocativo é imprescindível e, neste último, o destinatário é mencionado pelo cargo que ocupa.
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Nas comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, o emprego do vocativo segue rito e tradições próprios, disciplinados em manual do Ministério das Relações Exteriores.