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O emprego de linguagem simples e vocabulário acessível denota coloquialidade, razão por que deve ser evitado em correspondências oficiais.
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A mensagem é a comunicação oficial utilizada entre pessoas que ocupam cargos de mesma hierarquia, independentemente da esfera de poder de que elas façam parte.
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Em comunicações dirigidas a chefes de poder, o vocativo adequado é “Excelentíssimo Senhor”, seguido do nome do cargo correspondente.
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Recomenda-se que o registro de impressões pessoais seja evitado na redação de correspondências oficiais, mas a decisão sobre seguir ou não essa recomendação cabe a quem expede o documento.
O correio eletrônico (e-mail) é, atualmente, uma importante forma de comunicação para transmissão de documentos.

Para que um e-mail tenha valor documental é, porém, necessário que