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A função do Sistema de Cadastro de Fornecedores (SICAF) é cadastrar e habilitar plenamente todos os que pretendam contratar com órgãos ou entidades federais, sendo dispensável esse cadastramento para órgãos que contratam com a Presidência da República.
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O controle dos níveis de estoque, uma das funções mais importantes da administração de materiais, possibilita a maximização do uso dos recursos envolvidos na logística da empresa.
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O processo de acompanhamento de pedidos tem como finalidade evitar atrasos ou problemas para o cliente na entrega do pedido e eliminar os desperdícios nas atividades empresariais.
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Na cotação de compras, contrato formal entre empresa e fornecedor classificado, todas as condições estabelecidas nas negociações anteriores à realização do pedido devem ser apresentadas, visto que esse documento estabelece a finalização do pedido.
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O sistema de compras deve fundamentar-se em ações que envolvam atividades de pesquisas e, por essa razão, caracteriza-se como uma ação contínua.