Questões de Concurso

Durante a organização do arquivo corrente de um órgão público, verificou-se que vários documentos referentes a processos distintos haviam sido arquivados em pastas incompatíveis com sua classificação, dificultando a localização das informações sempre que algum setor solicitava consulta. Considerando os princípios da gestão documental, assinale a alternativa incorreta.

Sobre protocolo, arquivo e gestão documental, analise as afirmativas seguintes.

I. O protocolo é responsável, entre outras atividades, pelo recebimento, registro, distribuição e controle da tramitação dos documentos.

II. O arquivamento tem como finalidade apenas armazenar documentos antigos, independentemente de sua utilidade administrativa.

III. A classificação documental facilita a recuperação das informações, contribui para a gestão dos documentos e auxilia na preservação da memória institucional.

Está correto o que se afirma em:

Em determinado setor administrativo, diversos processos físicos passaram a ser digitalizados para tramitação eletrônica. Durante a conferência dos arquivos digitais, constatou-se que alguns documentos estavam ilegíveis e outros apresentavam páginas invertidas ou incompletas. Nessa situação, antes do descarte dos documentos físicos, a providência mais adequada é:

Em uma instituição de ensino, o Administrador Escolar, ao revisar a gestão documental, constatou inconsistências entre históricos escolares e registros acadêmicos digitais, ausência de critérios uniformes de classificação documental e fragilidades nos mecanismos de controle quanto à autenticidade, integridade e atualização das informações, comprometendo a confiabilidade e a rastreabilidade dos registros escolares.

Considerando os princípios arquivísticos e as boas práticas de gestão de documentos aplicadas aos registros escolares, assinale a alternativa que apresenta a medida correta para a reestruturação da gestão documental:

A secretaria de uma escola pública estadual, ao ser incorporada a um projeto-piloto de modernização administrativa, passou a adotar um sistema integrado de registro e comunicação interna. Com a implantação, a equipe gestora observou que, embora o volume de demandas atendidas tivesse aumentado, surgiram tensões operacionais: parte dos servidores passou a compartilhar diretamente com docentes informações de alunos sem autorização prévia da direção, alegando agilidade no atendimento pedagógico; algumas solicitações de responsáveis foram respondidas por aplicativo de mensagens sem registro formal, com o argumento de que a demanda era simples e urgente; e o setor de coordenação pedagógica passou a alimentar diretamente o sistema com dados de frequência, sem passar pela conferência da secretaria, sob a justificativa de redução de etapas. A direção reconheceu os ganhos de agilidade, mas considerou necessário revisar os procedimentos para evitar comprometimento da integridade institucional dos registros.

Com base nos princípios que orientam a gestão documental e a comunicação administrativa na secretaria escolar, assinale a alternativa correta: