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A correspondência particular recebida nos serviços de protocolo deve ser aberta, registrada e distribuída ao destinatário.
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A abertura e a autuação de processos podem ser realizadas por qualquer setor de trabalho de uma organização.
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Distribuição é o envio do documento do setor de protocolo para o primeiro destinatário do documento.
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A finalidade do diagnóstico da situação arquivística do tipo minimalista é subsidiar a elaboração de política arquivística para os arquivos da justiça eleitoral brasileira.
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O diagnóstico da situação arquivística do tipo maximalista é o indicado para ser aplicado no Tribunal Regional Eleitoral do Espírito Santo.