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A elaboração dos instrumentos de pesquisa deve ser sucessiva, partindo do geral para o particular. Considerando a necessidade de se fornecer uma visão geral dos fundos do arquivo, seus serviços e possibilidades de acesso, o primeiro instrumento a ser elaborado deve ser o inventário sumário.
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A posição da unidade de descrição em uma estrutura hierarquizada de organização de um acervo é a unidade de descrição.
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A data-assunto é o elemento de identificação cronológica do assunto de um documento, independentemente da sua data de produção.
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O elemento de descrição é cada uma das categorias de informação que compõem a descrição normalizada de documentos.
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A Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) é uma adaptação das normas internacionais à realidade brasileira. A NOBRADE considera a existência de seis principais níveis de descrição: acervo da entidade custodiadora (nível 0), fundo ou coleção (nível 1), seção (nível 2), grupo (nível 3), subgrupo (nível 4) e dossiê (nível 5).