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A luz do Sol causa danos aos documentos, diferentemente da luz artificial, que, de modo geral, não aquece o documento
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O controle da estabilidade de temperatura e umidade é importante para a preservação dos documentos. Variações grandes ou rápidas desses parâmetros favorecem a deterioração dos suportes.
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Considerando o estado de conservação, a preservação dos documentos e o acesso a eles, a migração de suportes pode ser uma medida a ser adotada nos arquivos.
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A classificação é a ação intelectual de elaboração de esquemas para o agrupamento de documentos; a ordenação é a forma de disposição dos documentos dentro desses esquemas; e o arquivamento é a ação física de armazenar e acondicionar os documentos conforme as atividades anteriores.
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As funções arquivísticas prescindem de instrumentos para a sua realização. Enquanto o plano de classificação está associado à classificação, a tabela de temporalidade relaciona-se à avaliação. Esses instrumentos são independentes e, portanto, não se complementam.