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A implantação de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos torna desnecessária a manutenção das atividades típicas de um protocolo.

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Os arquivos semiativos ou intermediários, de acordo com a proposta do arquivista italiano Elio Lodolini, podem ser divididos em duas fases, conforme o nível de possibilidade de uso que os documentos apresentam.

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Os documentos que formam os arquivos correntes podem ser encontrados em todas as unidades ou todos os setores de trabalho de uma organização e são caracterizados pela possibilidade de terem valor administrativo, técnico ou legal.

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A preparação de instrumentos de gestão arquivística, como o plano de classificação e a tabela de temporalidade, é um dos objetivos do diagnóstico da situação arquivística do tipo minimalista.

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O diagnóstico da situação arquivística do tipo minimalista permite a reunião de informações necessárias à formulação de uma política arquivística em nível municipal, estadual ou nacional.