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A definição dos gêneros documentais é importante para estabelecer o tipo de armazenamento necessário para a preservação dos documentos.
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O acesso aos documentos nos arquivos intermediários é ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivo intermediário é uma extensão dos arquivos correntes, em que predomina o valor primário dos documentos.
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O protocolo é uma responsabilidade direta dos arquivos intermediários, em razão do registro e da tramitação dos documentos.
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A possibilidade ou a frequência de uso de um documento é elemento que define o local onde o documento deve ser armazenado, isto é, no arquivo corrente ou no intermediário.
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A base teórica para a avaliação de documentos é dada pelo princípio da pertinência.