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A preparação de catálogos, guias e inventários é considerada atividade de difusão.
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A passagem de documento de arquivo pelos setores de trabalho onde são tomadas as decisões é uma atividade de protocolo denominada distribuição.
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Documento ostensivo pode ser aberto no setor de protocolo e registrado no sistema adequado.
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Quando chegar a uma organização determinada quantidade de documentos, tal que torne inviável o registro imediato destes no protocolo, a orientação técnica é de que sejam reunidos e registrados prioritariamente os processos e os ofícios, estabelecendo-se outros períodos do dia para registro dos demais documentos.
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Define-se protocolo como a atividade do programa de gestão de documentos que está inserida no processo de registro, o qual é precedido pelo processo de criação.
