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A governança, inicialmente desenvolvida no setor privado para garantir a estabilidade organizacional mesmo em ausência de seus fundadores, foi implementada através da criação de conselhos administrativos e fiscais, com o objetivo de separar a gestão do poder soberano e assegurar a continuidade das operações empresariais, sendo posteriormente adaptada para a administração pública.
O modelo de gestão pública patrimonialista, historicamente caracterizado pela mistura entre o poder do Estado e a vida privada do gestor, resultava na utilização do aparelho estatal em benefício próprio e de seus aliados, com servidores possuindo status de nobreza e a população arcando com o sustento do luxo governamental, sendo comum o nepotismo e o clientelismo.
A transição do modelo de gestão pública patrimonialista para o modelo liberal, impulsionada pelo capitalismo e pela necessidade de livre concorrência, culminou na separação entre o Estado e o setor privado, visando eliminar conflitos de interesse e garantir um ambiente de negócios mais equitativo, com o surgimento da mão de obra remunerada e a exigência popular por democracia.
A eliminação de documentos de caráter público deve ser realizada mediante autorização da instituição arquivística pública competente, e o artigo 25 da Lei nº 8.159/1991 prevê responsabilização civil, penal e administrativa para quem desfigurar ou destruir documentos sem a devida autorização.
O protocolo, em sua finalidade, objetivos e atividades gerais, difere fundamentalmente da arquivologia por se concentrar exclusivamente no recebimento e expedição de documentos, sem envolver catalogação ou organização para fins de arquivamento.
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