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O arquivo intermediário, assim como o arquivo corrente, é constituído de documentos de valor primário.
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Os estágios de evolução dos arquivos são conhecidos como arquivos setoriais e arquivos gerais ou centrais.
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O fundo de arquivo é resultado da aplicação da teoria das três idades.
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A teoria das três idades considera o valor secundário dos documentos como principal elemento para a definição das idades documentais.
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A função primária do arquivo é funcional, isto é, ser instrumento da administração. Em um segundo momento, considera-se o valor para a história e a cultura de uma sociedade.