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Manter os documentos em ambiente seguro é uma das exigências básicas para qualquer sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.
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As ações de planejamento, controle e exploração dos recursos de informação de uma organização, realizadas com o propósito de apoiar as suas atividades, são denominadas administração dos recursos informacionais ou gestão da informação.
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O programa de gestão de documentos fundamenta-se em alguns princípios, entre eles, o do respeito à teoria das três idades documentais.
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O documento, para a disciplina arquivística, é a combinação do suporte com a informação nele registrada, utilizada como prova ou para consulta.
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Diz-se, do conteúdo de processo judicial, que é extensivo, porque abrange dados acerca de assuntos concretos e bem definidos.