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São documentos públicos, além dos produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais e municipais, os produzidos e recebidos pelas organizações sociais.
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É competência do Conselho Nacional de Arquivos o estímulo à implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário dos estados.
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Os arquivos considerados de guarda permanente acumulados pelo Ministério Público do Estado do Piauí devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.
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O instituto do habeas data é garantido na legislação arquivística, que assegura ao cidadão o direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivo.
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Os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais assim como a gestão desses arquivos e o acesso aos documentos neles mantidos devem ser estabelecidos por legislação federal.