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A avaliação tem como finalidade a preservação dos documentos considerados de valor histórico e permanente.
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A prescrição das ações, encontradas com base na legislação em geral, contribui para a determinação do prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária.
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A fundamentação teórica da avaliação de documentos de arquivo pode ser encontrada no princípio da ordem original ou princípio da estrutura interna dos fundos.
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Quando tem valor probatório, o documento deve ser preservado permanentemente, porque ele é um testemunho privilegiado da trajetória do órgão público ou empresa privada que o acumulou.
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A responsabilidade pelo funcionamento do protocolo é do setor de arquivo permanente, como último momento do trâmite documental.