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Os documentos com valor secundário que não fornecem mais suporte às atividades cotidianas podem ser recolhidos diretamente ao arquivo permanente.
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Os documentos que perderam seu valor primário são recolhidos ao arquivo permanente, onde deverão ser microfilmados ou digitalizados e, em seguida, eliminados.
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Os documentos correntes são de acesso restrito e devem ficar próximos aos servidores que são seus usuários diretos.
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O centro de documentação recolhe naturalmente o que é produzido pela administração pública ou pela administração privada à qual presta serviços.
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A biblioteca é um órgão colecionador, enquanto o arquivo é um órgão receptor.