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Vocabulário controlado, esquema de classificação de segurança e acesso a documentos e tesauros são instrumentos adicionais de gestão arquivística de documentos, conforme o e-ARQ Brasil.
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As ações vinculadas à captura incluem o protocolo e a indexação.
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Alterações (acréscimo ou mudança de nível de obrigatoriedade de requisitos) no e-ARQ Brasil devem ser evitadas nas contratações de tecnologias da informação realizadas pelos órgãos da administração pública federal.
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Conforme o e-ARQ Brasil, as qualidades dos documentos arquivísticos que devem ser preservadas pelo programa de gestão institucional são organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.
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A fim de garantir a integridade e a acessibilidade dos documentos arquivísticos por longo prazo, deve-se prever a implantação de sistemas informatizados na gestão arquivística de documentos digitais.
