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O conteúdo estável e a forma fixa são características essenciais dos documentos arquivísticos digitais. Com relação à forma, entretanto, é aceita uma variabilidade limitada na sua apresentação, desde que prevista na produção do documento.
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O uso de documentos digitais na administração pública pode ser considerado como corriqueiro, embora nem sempre esteja regulamentado.
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Enquanto os requisitos funcionais de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documento (SIGAD) se referem à integração com sistemas legados, os requisitos não funcionais fazem menção à recuperação da informação, ao acesso e à segurança.
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O relatório de atividades, a ata de reunião, o formulário de ocorrência e o ofício são tipos documentais.
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As três categorias de sigilo para a classificação de um documento são: ultrassecreto, secreto e reservado.
