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Em uma tabela de temporalidade, metadados são sinônimos de prazos de guarda.
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Por meio da tabela de temporalidade, determina-se a destinação final dos documentos de arquivo: a eliminação ou a guarda permanente dos documentos acumulados pelas atividades meio e fim das instituições.
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Devido à inexistência de norma brasileira, a descrição de arquivos deve seguir as orientações da norma internacional de descrição arquivística (ISAD-G).
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O Conselho Nacional de Arquivos, por meio do código de classificação de documentos da atividade meio, estabelece um modelo para a organização dos documentos acumulados pelas atividades meio da administração pública federal.
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O registro de documentos em um setor de protocolo consiste na distribuição dos documentos ao destinatário.