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A organização dos arquivos permanentes pode ser feita por fundos ou por grandes temas.
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Os atestados, certidões, traslados e cópias certificadas pertencem à categoria de documentos testemunhais de assentamento.
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O documento público pode ser estudado a partir da matéria, do meio e do conteúdo. Quanto ao meio, este pode ser físico - tipologia da espécie documentária - ou funcional - distinção entre original e cópia.
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Os estudos de tipologia oferecem importante contribuição no entendimento do processo documental, visto que, por meio deles, é possível compreender por que e como o documento é estruturado no momento de sua produção.
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O documento que entra no órgão por meio de malote ou de serviço de entrega deve seguir diretamente ao destinatário, sendo prescindível registrá-lo no setor de protocolo do órgão.