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Os documentos de arquivo protocolados devem ser arquivados permanentemente nos setores de protocolo.
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Um documento de arquivo (ofício, memorando, relatório, projeto etc.) pode ser protocolado em qualquer unidade de órgão ou entidade, mas a abertura de processo ou de um novo volume de processo deve ser feita, exclusivamente, no setor de protocolo.
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A supervisão das eliminações de documentos ou recolhimentos ao arquivo permanente, de acordo com o estabelecido nas tabelas de temporalidade, é de competência da comissão de avaliação de documentos de um órgão.
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No que se refere ao documento, valor mediato corresponde a valor primário ou administrativo.
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É conhecido como prazo de prescrição o intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado guardam o documento por precaução, antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva no arquivo permanente.