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O diagnóstico da situação arquivística propicia não só o conhecimento do acervo documental, mas também o do sujeito acumulador de arquivos — a organização.
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O diagnóstico da situação arquivística do tipo maximalista é o mais adequado para se conhecer a realidade arquivística do MPE/PI.
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Deve-se utilizar o metro linear como unidade de medida de documentos em suporte papel
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As plantas devem ser quantificadas por unidade e por tipo.
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As ampliações fotográficas devem ser quantificadas por tipo de película.