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A expedição de documentos é controlada pelo protocolo, que deve reter os principais dados sobre a operação.
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O registro de documentos, que consiste na distribuição do documento para o primeiro ponto de tramitação, deve ser feito no protocolo.
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Os processos podem ser registrados em qualquer setor da organização, cabendo ao protocolo apenas a numeração das peças.
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As correspondências particulares não são registradas nos setores de protocolo, apenas são distribuídas aos destinatários.
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Tramitação é a passagem de documentos para o arquivo intermediário, o responsável por distribuí-los entre os setores de trabalho.