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Considera-se inadequada a ordenação por assunto, ordem cronológica única ou espécie documental de arquivos permanentes, os quais devem ser ordenados por fundos.
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O arranjo de um arquivo permanente deve ser realizado com base nos principais temas tratados nos documentos, uma vez que o objetivo da manutenção desse tipo de arquivo é o atendimento a pesquisadores.
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A operação de arranjo refere-se à ordenação de conjuntos documentais remanescentes após a aplicação nesses conjuntos da destinação final determinada nas tabelas de temporalidade.
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Para que os documentos produzidos por uma instituição possam constituir um fundo, é necessário que a entidade produtora seja administrativa e juridicamente consolidada.
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O acervo de um arquivo permanente é constituído das preciosidades colecionadas ao longo do tempo por pessoas físicas ou jurídicas e recolhidas de modo assistemático.