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Toda correspondência oficial expedida deve conter, para sua identificação em sistema próprio, a espécie do documento e o órgão emissor, seguido da sigla da unidade, do número de ordem, do destinatário, do assunto e da data da emissão.
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Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, podem ser eliminados após a microfilmagem.
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A gestão arquivística de documentos digitais deve prever um sistema eletrônico que adote requisitos funcionais, não-funcionais e metadados.

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Os documentos públicos de valor permanente podem ficar sob a guarda das empresas em processo de desestatização e das pessoas jurídicas de direito privado sucessoras de empresas públicas.
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O inventário é o mais abrangente e o mais conhecido dos instrumentos de pesquisa, pois utiliza uma linguagem acessível também ao grande público e não apenas restrita aos consulentes típicos de um arquivo permanente.