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A descrição do geral para o particular, a informação relevante para o nível de descrição, a relação entre descrições e a não-repetição de informação são regras para a descrição multinível.
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Os elementos considerados essenciais para a troca de informação descritiva entre países, segundo a Norma Internacional de Descrição Arquivística, são o código de referência, o título, o produtor, a história administrativa, a dimensão e suporte e o nível de descrição.
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Arranjo é o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento de tais unidades entre si, em relação significativa.
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A classificação é uma operação matricial que compreende todo o fazer arquivístico e que torna possível avaliar e descrever os documentos.
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A avaliação de documentos, entendida como o conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa, é uma das funções arquivísticas.