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De acordo com a legislação em vigor, o original do documento permanente microfilmado não pode ser eliminado.
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O acesso a documentos mantidos no arquivo intermediário é restrito aos acumuladores ou aos que tenham autorização concedida por quem produziu ou recebeu o documento.
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O acesso a documentos mantidos nos arquivos correntes é aberto a todos os que necessitam das informações contidas nesses documentos.
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Os documentos considerados ultrassecretos podem, de acordo com a legislação vigente, permanecer indefinidamente fechados, ou seja, com acesso restrito.
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Os documentos considerados sigilosos devem ser abertos no protocolo, registrados nos sistemas de controle e, em seguida, distribuídos aos destinatários.