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Para descrever a fala de cada um dos presentes a uma reunião, recomenda-se que, na ata, sejam registradas, na forma de discurso direto, as expressões na primeira pessoa, tal como "Peço a palavra pela ordem", dado o direito à liberdade de expressão, assegurado pela CF.
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Para se gerir bem o tempo, é lícito que, nas atas de reuniões em entidades da administração pública, sejam ignoradas as formalidades legais.
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Na redação de atas de reuniões em instituições públicas, deve-se evitar o modelo das narrações literárias.
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As comunicações expedidas por órgãos públicos federais devem ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro, excetuando-se as de cunho específico, nas quais é adequado o emprego de jargão técnico.
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A revisão, uma das etapas da elaboração de expedientes oficiais, deve contemplar, entre outros aspectos, a correção ortográfica do texto, uma vez que um erro de grafia pode prejudicar a compreensão da mensagem contida no documento.