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Os pronomes possessivos que se refiram a pronomes de tratamento devem ser sempre os de terceira pessoa, como no seguinte exemplo: Vossa Senhoria deverá nomear seu substituto no prazo de três dias.
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Mantido o nível de formalidade adequado às comunicações oficiais, deve-se, na introdução de um ofício, preferir a forma Comunico a Vossa Senhoria à forma Tenho a honra de informar a Vossa Senhoria.
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O fecho estabelecido pelo Manual de Redação da Presidência da República para as comunicações entre autoridades, independentemente das posições hierárquicas que ocupem, é Respeitosamente.
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O principal objetivo da edição do Manual de Redação da Presidência da República foi sistematizar as características da forma oficial de redigir visando-se à criação de uma forma específica de linguagem burocrática que consagrasse expressões e clichês do jargão burocrático.
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Fere o princípio da impessoalidade o seguinte trecho de um memorando: Esclareço, ainda, em especial aos que atuam no Departamento de Pessoal, que não concebo que um ato normativo de qualquer natureza seja redigido de forma obscura, que dificulte ou impossibilite sua compreensão. Frise-se que fico deveras irritado quando um documento oficial não pode ser entendido por todos os cidadãos.