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Para produzir um fundo de arquivo o órgão não precisa ter um chefe com poder de decisão.
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Os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relação orgânica entre si, constituindo uma unidade distinta, não podendo seus componentes ser separados, para constituir outros agrupamentos aleatoriamente.
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O fator norteador da constituição do fundo de arquivo é o valor dos documentos: primário ou secundário.
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Os princípios da proveniência e da ordem original são os dois princípios básicos do arranjo nos arquivos.
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Os tipos documentais podem ser agrupados em três grandes categorias: secundários, testemunhais e probatórios.