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Alguns autores, além das três idades documentais, vêem uma idade a mais: a dos arquivos centrais, onde se juntariam, ainda em idade corrente, os documentos originados dos arquivos setoriais.
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O aumento da eliminação dos documentos na fonte, a diminuição do volume documental nos setores de trabalho, a racionalização dos espaços nos setores de trabalho, a classificação dos documentos na origem, o controle da entrada e saída de documentos da organização e a tomada de decisão segura são vantagens da organização dos arquivos semi-ativos.
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A preservação da memória institucional e o apoio à administração são os dois objetivos principais da gestão de documentos.
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As idades dos documentos de arquivo são medidas pela quantidade de uso ou pela progressiva perda de valor secundário dos documentos.
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As etapas de produção, processamento técnico, uso privilegiado pelo administrador e armazenamento dos documentos de grande freqüência de uso são típicas da fase intermediária.