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A tabela de temporalidade estabelece os prazos de guarda dos documentos nos arquivos corrente e intermediário e a destinação final desses documentos, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
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O arquivamento é a disposição dos documentos dentro de uma unidade de classificação, e a ordenação é o ato físico de colocar o documento dentro de uma unidade de acondicionamento.
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Os documentos de arquivo devem ser classificados de acordo com um plano de classificação ou código de classificação.
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Os documentos de arquivo não são criados ou produzidos em exemplares múltiplos, mas em um único exemplar ou em um número limitado de cópias. Esses documentos mantêm uma relação orgânica entre si.
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Os arquivos estaduais são formados pelos arquivos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário.