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A identificação de fundos é um trabalho complexo, que requer conhecimento profundo da estrutura administrativa e das competências dos órgãos produtores da documentação, nos respectivos níveis da administração pública.
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Os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relação orgânica entre si, contudo, seus componentes podem ser separados, visto que constituem unidades distintas.
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Processo, formulário, guia, listagem e tabela são exemplos de tipologias documentais.
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Documentos manuscritos, datilografados ou impressos podem ser caracterizados como do gênero textual ou escrito.
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Documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não contendo imagens estáticas são do gênero micrográfico.