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A possibilidade ou a frequência de uso de um documento é elemento que define o local onde o documento deve ser armazenado, isto é, no arquivo corrente ou no intermediário.
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A base teórica para a avaliação de documentos é dada pelo princípio da pertinência.
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O principal elemento para a identificação de valor permanente em um documento é a importância de quem o produziu.
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O modelo de avaliação de documentos ainda é o preconizado por Schellenberg, isto é, aquele fundamentado na teoria dos valores, que procura identificar nos documentos valores primário e secundário.
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A gestão da informação parte do pressuposto de que a informação é um recurso tão importante quanto os recursos materiais, financeiros e humanos e deve, por isso, receber o mesmo tratamento.