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De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), o produto da digitalização pode substituir o original em qualquer circunstância.
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No processo eletrônico, a conservação dos autos do processo deve ser efetuada totalmente por meio eletrônico.
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A difusão dos arquivos concretiza-se por meio da promoção de eventos como exposições, palestras e visitas guiadas, que têm como público-alvo o cidadão.
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A função precípua dos arquivos públicos permanentes engloba a difusão cultural e a assistência educativa.
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Nos arquivos permanentes, permite-se a transferência física e temporária de documentos para locação interna ou externa com fins de referência, consulta, reprodução, pesquisa ou exposição.