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A descrição é uma tarefa típica dos arquivos de segunda idade e dos arquivos permanentes.
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No planejamento da política de descrição, a elaboração dos instrumentos de pesquisa deve ser sucessiva, partindo-se do geral para o particular.
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Para a produção de instrumentos de pesquisa em um arquivo, a sequência lógica ideal é a que conduz do guia aos inventários e destes aos catálogos.
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De acordo com a ISAD (G), cada nível de arranjo corresponde a um nível de descrição: fundo, grupo, série e item ou peça documental.
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Existem instrumentos de pesquisa genéricos e globalizantes, como, por exemplo, os índices, e os detalhados e específicos, que tratam de parcelas do acervo, como os inventários e catálogos.